REGLEMENT INTERIEUR 2023/2024

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CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION DU PORTAIL FAMILLE

CHARTE DE LA VILLE D’ANZIN

PREAMBULE

Les services du Portail Famille de la Ville d’Anzin  sont offerts gratuitement à tous les usagers des services péri et extrascolaires (Accueils matin/soir, restauration scolaire, étude surveillée, Accueil de Loisirs mercredis et vacances scolaires), des structures d'accueil petite enfance et exclusivement réservée aux usagers inscrits à ces mêmes activités, et ayant expressément accepté les modalités de fonctionnement, telles qu'elles résultent dans le règlement intérieur (voir dans MES DOCUMENTS) péri et extrascolaire municipal en vigueur et des clauses de la présente charte dans son intégralité.

Chaque activité a un règlement qui fixe notamment les délais de réservation-annulation et les conditions d’accès.

L’utilisateur convient qu’il en a pris connaissance et qu’il en accepte toutes les modalités.

1. DEFINITIONS

Pour la compréhension et l'interprétation des présentes, les termes suivants auront la signification ci-après :

Données Personnelles : désigne les informations personnelles que l'utilisateur a enregistrées lors de son inscription aux services du Portail Famille proposés par la Ville d’Anzin et/ou fournies dans le cadre de l'utilisation des services.

Formulaire : désigne le formulaire d'inscription ou de demande d'information que l'utilisateur doit impérativement compléter pour pouvoir bénéficier des services du Portail Famille de la Ville d’Anzin en ayant pris connaissance des présentes Conditions Générales d'Utilisation.

Identifiant /code famille : désigne une suite numérique ou alphabétique remise à chaque utilisateur suite à l'inscription aux services du Portail Famille et permettant d'accéder aux services proposés par la Ville d’Anzin.

Services Spécifiques : désigne les services offerts par le Portail Famille. A titre d’exemple, ils consistent pour l’utilisateur à :

• Effectuer une recherche sur ses informations personnelles
• Recevoir par courrier électronique des informations diverses à moins que l’utilisateur ait informé la Ville d’Anzin qu’il ne souhaite pas recevoir de courriers électroniques.

Portail Famille: désigne le site web exploité par la Ville d’Anzin  et mis à la disposition du public par le biais d'Internet à l'adresse https://portailfamille.ville-anzin.fr.

Utilisateur : désigne la personne physique, majeure et capable, utilisant les services offerts par la Ville d’Anzin sur le Portail Famille.

2. OBJET DES CONDITIONS GENERALES

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation ont pour objet de définir les termes et conditions dans lesquelles la Ville d’Anzin fournit les services du Portail Famille aux utilisateurs. Toute utilisation de l’un des services offerts par la Ville d’Anzin   se fera dans le respect des présentes Conditions Générales d’Utilisation.

3. ACCEPTATION DES PRESENTES CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION

L'utilisateur, déclare avoir pris connaissance et avoir accepté expressément et de manière inconditionnelle les présentes Conditions Générales d'Utilisation en vigueur au jour de l'accès au site du PORTAIL FAMILLE DE LA VILLE D’ANZIN et aux services offerts par ce site.

La Ville d’Anzin se réserve le droit de modifier tout ou partie et à tout moment les présentes Conditions Générales d'Utilisation. Il appartient en conséquence à l'utilisateur de se référer régulièrement à la dernière version des Conditions Générales d'Utilisation disponible en permanence sur le Site de la Ville : www.anzin.fr. Tout usage des services après modification des Conditions Générales d'Utilisation, vaut acceptation pure et simple par l'utilisateur des nouvelles Conditions Générales d'Utilisation.

4. CONDITIONS D’ACCES AUX SERVICES

41. Conditions d’accès aux services du Portail Famille

L’accès aux services du Portail Famille est totalement libre et gratuit.

L’utilisation des services du Portail Famille suppose le respect par l’utilisateur d’une procédure d’inscription par laquelle ce dernier doit fournir ses coordonnées. L’utilisateur s’engage à ce que les informations communiquées, notamment les informations personnelles, soient exactes, complètes et à jour et à effectuer les modifications nécessaires à cette fin.

Dans le cadre de cette procédure, l’utilisateur déclare avoir pris connaissance et avoir accepté expressément les présentes Conditions Générales d’Utilisation en vigueur au jour de la souscription aux services du Portail Famille par un clic sur l’icône intitulée « j’accepte et je m’engage à respecter les Conditions Générales d’Utilisation du Portail Famille ».

Toute acceptation exprimée par l’utilisateur par un double clic vaut signature au même titre que sa signature manuscrite. Par la réalisation de ce double clic l’utilisateur est réputé avoir donné son accord irrévocablement.

 

5. PRINCIPES AUXQUELS DOIT SE CONFORMER L’UTILISATEUR

5.1. Identification de l’utilisateur

L’utilisateur du portail correspond à une personne physique. Cet utilisateur est identifié par une adresse courriel unique (identifiant) à laquelle est associé un mot de passe.

Cet identifiant se voit associer des droits de réservation d’activité et d’annulation pour des enfants précisément identifiés.

Cet identifiant assure par ailleurs la traçabilité des opérations de réservation, annulation, paiement et de modification des éléments de coordonnées. En cas de contestation, ces éléments tracés seront reconnus comme éléments de preuve, aussi bien à la charge de la Ville que de l’utilisateur.

5.2. Règles d'utilisation de sécurité et de bon usage

Il est impératif, pour l’utilisateur, de préserver la confidentialité de son mot de passe. Il est le seul responsable de la diffusion à d'autres utilisateurs.

L'utilisateur doit impérativement préserver la confidentialité de son mot de passe et de son Identifiant afin d'éviter toute utilisation non autorisée par un tiers. L'utilisateur est informé qu'en cas de divulgation de son mot de passe à un tiers, il sera responsable de toutes les infractions aux présentes Conditions Générales d'Utilisation commises par ce dernier.

Toute utilisation effectuée par le biais du mot de passe d'un utilisateur est réputée effectuée par ce dernier.

La Ville d’Anzin ne pourra être tenue responsable de toute perte ou dommage survenu en raison du manquement aux obligations de confidentialité incombant à l'utilisateur.

5.3. Informations liées à l’utilisateur et à sa famille

La famille de l’utilisateur est inscrite dans la base de données famille de la Ville. L’utilisateur a la possibilité de visualiser les informations de son dossier. Il lui est ainsi possible de vérifier que les services municipaux disposent d'informations à jour telles que le numéro de téléphone, l’adresse et les personnes contacts habilitées à prendre en charge les enfants de l’utilisateur à la fin des activités.

5.4. Mise à jour des coordonnées personnelles et de la fiche famille

Il revient à l’utilisateur de transmettre aux services municipaux toute modification de ses coordonnées, notamment téléphoniques.

De même, l’utilisateur doit informer les services de toute modification quant à sa situation de famille et aux personnes autorisées à venir chercher ses enfants à la fin des activités.

Certaines de ces modifications sont possibles depuis le portail famille. D’autres le sont directement auprès des services municipaux.

Ainsi, l’'utilisateur s'engage à ce que les informations communiquées, notamment les informations personnelles, soient exactes, complètes et à jour et à effectuer les modifications nécessaires à cette fin.

La Ville d’Anzin ne pourra être tenue responsable pour un retard d’information dû à des coordonnées obsolètes n’ayant pas fait l’objet de demande de modification par l’utilisateur.

De même, la Ville ne pourra être tenue responsable pour avoir autorisé le départ d’un enfant avec une personne ayant été signalée comme ‘contact’ sur le portail famille.

5.5 Mandat d'aide à l'utilisation des moyens informatiques

Depuis la mise en place de son portail famille, la Ville d’Anzin dématérialise sa procédure d’inscription. En cas de difficulté, les agents de la Ville d’Anzin peuvent vous assister dans la prise en main de cet outil.

J’autorise les agents du pôle Famille Education Animations Loisirs de la Ville d’Anzin  (le mandataire) à réaliser en mon nom et pour mon compte mes démarches sur le portail famille https://portailfamille.ville-anzin.fr/, conformément aux dispositions des articles 1984 et suivants du Code civil.

Missions

Le mandataire s’engage à aider à accomplir, au nom et pour le compte du mandant, les missions suivantes :

• Création d’un compte personnel sur le portail famille https://portailfamille.ville-anzin.fr/ ;
• Modification du mot de passe, sur demande expresse ;
• Suppression ou mise à jour des informations me concernant lorsqu’elles ne sont plus à jour, sur demande expresse ;

Enregistrement et utilisation des données personnelles

Le mandataire ne doit collecter et enregistrer que les seules informations strictement nécessaires au regard des démarches susvisées.

Le mandataire ne doit utiliser les informations concernant le mandant que pour les seules démarches susvisées. S’il a besoin de les utiliser pour d’autres démarches, il doit au préalable en informer le mandant et en demander l’autorisation.

Il est rappelé au mandataire que les démarches concernées par le présent mandat sont les seules démarches visant à l’aider dans la prise en main et la bonne utilisation du portail famille https://portailfamille.ville-anzin.fr/. Les autres opérations, obligatoires dans le cadre de l’inscription aux structures d’accueil petite enfance, services scolaires, périscolaires et extrascolaires (mise à jour des revenus…) ne sont pas concernées par le présent mandat et seront réalisées directement par les agents de la ville.

Le mandataire s’engage à mettre à jour puis à archiver, dans le respect des dispositions du code du patrimoine et de l’archivage public, les informations relatives au mandant lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation des démarches lui incombant au titre du mandat.

Information et transparence

Le mandataire informe le mandant des droits dont il dispose, prévus aux articles 13 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et notamment de la possibilité de retirer à tout moment son consentement. Le mandataire doit s’assurer que l’information a été réalisée de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Il est rappelé au mandant qu’il peut bénéficier d’une information complète sur l’utilisation et la gestion de ses données personnelles directement dans le portail famille, au sein de la rubrique « Conditions générales d’utilisations ».

Confidentialité

Le mandataire est soumis à une obligation de confidentialité. Il ne doit en aucun cas divulguer les informations du mandant à des tiers lorsque cette divulgation n’est pas nécessaire à l’accomplissement des démarches dont il est responsable.

Le mandataire enregistre les informations du mandant de manière sécurisée et notamment prend toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art pour assurer la sécurité physique et logique de ces données.

Durée du mandat

Le présent mandat est accepté et consenti pour la durée nécessaire à l’accomplissement des missions du mandataire.

Le mandat prend fin lorsque les enfants ne fréquentent plus les activités proposées par la Ville, ou à tout moment si le mandant ou le mandataire décide de révoquer le mandat.

Responsabilités

Le mandataire est tenu d’accomplir le mandat tant qu’il en demeure chargé, et répond des dommages et intérêts qui pourraient résulter de son inexécution conformément à l’article 1991 du Code civil.

6. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES ET CONFIDENTIALITE

Consciente de ce que la collecte et le traitement des données personnelles sur Internet doivent respecter les droits fondamentaux des personnes, la Ville d’Anzin (Hôtel de Ville, Place Roger Salengro)  s’engage à ce que tout traitement de données personnelles sur le Portail Famille soit conforme au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après RGPD) et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018. Les données sont traitées afin de permettre l’inscription aux services proposés par le Pôle Famille Education Animations Loisirs (Accueils de Loisirs, Garderies périscolaires, Restaurant scolaire) ainsi que pour faciliter la gestion, le suivi et la facturation de ces services. La fourniture de certaines données personnelles est obligatoire pour assurer la prise en charge et le suivi de l’enfant.

Les données personnelles sont collectées afin de permettre l’exécution d’une mission d’intérêt public : Les activités périscolaires et extrascolaires, conformément à l’article L551-1 du Code de l’Education. Pour les données concernant les allergies et les renseignements sanitaires de l’enfant, elles sont recueillies grâce au consentement des parents / tuteur / responsable légal afin de permettre une meilleure prise en charge sanitaire de l'enfant. Ce consentement pouvant être retiré à tout moment. La collecte des informations sur la santé de votre enfant est justifiée afin de permettre le suivi sanitaire, conformément à l’article L3111-2 du Code de la santé publique pour les données relatives à l’état vaccinatoire et l’arrêté du 20 février 2003 relatif au suivi sanitaire des mineurs.

La Ville d’Anzin s’engage à limiter la collecte des données personnelles au strict nécessaire. Elles font l'objet de statistiques anonymisées et d'envoi de données ciblées et adaptées auprès d'organismes extérieurs identifiés comme :

-          La Caisse d'Allocations Familiales, La Direction Générale des Finances Publiques, France connect.

-          Le Président du Conseil Départemental ou  les agents disposant de compétences déléguées en la matière, dans le seul cadre de leurs missions d’organisation des consultations et des actions de prévention médico-sociale en faveur des enfants de moins de six ans ainsi que l’établissement d’un bilan de santé pour les enfants âgés de trois à quatre ans, notamment en école maternelle.

-          L’inspecteur de l’éducation Nationale et le recteur d’académie ou le directeur académique peuvent également avoir accès aux données dans l’exercice de leurs attributions.

-          Pour la gestion financière du Service,le Trésor Public peut avoir accès à certaines informations

Egalement, les données seront accessibles par le Maire, les élus ayant reçu une délégation et les agents municipaux en charge des affaires scolaires ou des services disposant de compétences déléguées en la matière comme le Pôle Famille Education Animations Loisirs ainsi qu’au directeur des écoles de la Commune.

La Ville d’Anzin garantit que ces informations ne sont pas utilisées à d’autres fins. Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés sur le portail sont traitées selon des protocoles sécurisés. La Ville a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées. La Ville d’Anzin s’engage à mettre en œuvre les moyens adéquats afin de protéger les données personnelles, d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés. De plus, comme l'impose le RGPD, toute violation éventuelle de données personnelles serait notifiée dans les 72 heures à l'autorité de contrôle (CNIL).

Durée de conservation des données : durée d'utilité administrative des informations collectées disponible auprès des services de la Ville.

Nous pourrons toutefois les conserver dans nos archives et ce pour la durée nécessaire à satisfaire à nos obligations légales, comptables et fiscales.

6.1. Information et communication

La Ville d’Anzin s'engage à mettre en œuvre l'information et la communication nécessaires pour permettre une bonne utilisation du portail famille par les usagers et être à l'écoute des utilisateurs (Pour exemple : Message d'informations sur les périodes d'ouverture pour les réservations cantine).

6.2 Droit d'accès aux informations

L’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement, ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données ou de limitation du traitement. Il peut également pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement de ses données et donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données après son décès.

Pour toute information sur les traitements de données personnelles gérés par la Ville ou exercice de ses droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par la Ville, l'utilisateur peut contacter son Délégué à la Protection des Données :

- par l'intermédiaire du formulaire de contact directement sur le site de la ville D’Anzin (http://www.anzin.fr)

- par courrier à l'adresse suivante :

Mairie de Anzin

À l'attention du Délégué à la Protection des Données

Place Roger Salengro

59410 ANZIN

(avec copie d'une pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité ou passeport) en cas d'exercice de vos droits)

Ou par email à l’adresse suivante : dpo@valenciennes-metropole.fr

 Si l'utilisateur estime, après nous avoir contactés, que les droits sur ses données ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation (plainte) auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (www.cnil.fr/fr/plaintes).

7. ACCEPTATION DES RISQUES LIES A L’USAGE D’INTERNET

L'utilisateur déclare bien connaître Internet, ses caractéristiques, ses limites et en particulier reconnaît :

• Que l'Internet est un réseau ouvert non maîtrisable par la Ville d’Anzin et que les échanges de données circulant sur Internet ne bénéficient que d'une fiabilité relative, et ne sont pas protégées notamment contre les risques de détournements ou de piratages éventuels;

• Que la communication par l'utilisateur d'informations à caractère sensible est donc effectuée à ses risques et périls ;

• Avoir connaissance de la nature du réseau Internet et en particulier de ses performances techniques et des temps de réponse, pour consulter, interroger ou transférer les données d'informations.

La Ville d’Anzin   ne peut garantir que les informations échangées via le Portail Famille ne seront pas interceptées par des tiers, et que la confidentialité des échanges sera garantie.

L'utilisateur reconnaît que :

• L'utilisation des services se fait à ses risques et périls notamment en ce qui concerne le téléchargement de données, de fichiers ou de logiciels qui pourraient endommager son ordinateur. La responsabilité de la Ville d’Anzin ne peut en particulier être engagée pour toute perte de données, virus, bogues informatiques ou dommages affectant son ordinateur.

La Ville d’Anzin ne pourra être tenue responsable de dommages directs ou indirects tels que pertes financières, manque à gagner, troubles de quelque nature que ce soit qui pourraient résulter de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utilisation des services proposés. En outre, l'utilisateur garantit La Ville d’Anzin contre tout recours ou action que pourrait lui intenter à titre quelconque et pour quelque raison que ce soit, et plus généralement à l'occasion de la saisie de données ou informations dans le cadre de l'utilisation  des Services Spécifiques, toute personne qui s'estimerait lésée par la mise en ligne de ces données ou informations sur le Portail Famille et s'engagent à la tenir indemne contre tous frais judiciaires et extra judiciaires qui pourraient en résulter.

8. DISPONIBILITES DES SERVICES

La Ville d’Anzin   s’efforce dans la mesure du possible de maintenir accessible le Portail famille 7 jours sur 7 (hors plage horaire de 2h à 6h du matin) mais peut interrompre l’accès, notamment pour des raisons de maintenance, technique et de mise à niveau. La Ville d’Anzin n’est en aucun cas responsable de ces interruptions et des conséquences qui peuvent en résulter pour l’utilisateur.

Par ailleurs, la Ville d’Anzin se réserve le droit de refuser à tout utilisateur l'accès à tout ou partie au Portail Famille unilatéralement et sans notification préalable, notamment en cas de violation manifeste des présentes Conditions Générales d'Utilisation.

L'utilisateur reconnaît que la Ville d’Anzin ne pourra être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect survenu à raison de la suppression de l'accès de l'utilisateur du Portail famille.

9. DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE

L'utilisateur reconnaît que la Ville d’Anzin est seule propriétaire des Droits de Propriété Intellectuelle afférents au Portail Famille.

Aucune disposition des présentes Conditions Générales d'Utilisation ne pourra être interprétée comme conférant à l'utilisateur une licence sur les Droits de Propriété Intellectuelle, dont la Ville d’Anzin   pourra avoir la propriété ou le droit exclusif d'exploitation. La Ville d’Anzin ne concède qu'une autorisation de visualisation de son Portail Famille et de son contenu, et ce, à titre personnel et privé, à l'exclusion de toute visualisation ou diffusion publique.

Par conséquent, toute représentation, reproduction ou extraction non autorisée par la Ville d’Anzin du Portail Famille ainsi que tout autre Droit de Propriété Intellectuelle est strictement interdite sous peine de poursuites judiciaires. Le contrevenant s'expose à des sanctions civiles et pénales et notamment aux peines prévues aux articles  L. 335.2 et L. 343.1 du Code de la Propriété Intellectuelle

10. SERVICES ACCESSIBLES DEPUIS LE PORTAIL

10.1 Réservation, modification, annulation d'activités

Au travers du portail famille l’utilisateur peut :

• réserver les activités (accueil de loisirs, restauration, accueil périscolaire, structure d'accueil petite enfance...)

• modifier les réservations

• annuler les réservations

10.2 Paiement de vos factures en ligne

Dans le cadre des opérations de paiement électronique, le service PAYFIP assure l'ensemble de la chaine de sécurité par le biais du kit de paiement internet SP Plus accrédité par le Ministère du Budget, des Comptes Publics, de la Fonction Publique et de la Réforme de l’État pour le compte de la Ville d’Anzin.

L’utilisateur peut payer ses factures depuis le Portail Famille : cette opération s'apparente à un paiement en ligne.

Le service PAYFIP garantit notamment l'authentification du serveur de paiement électronique, protège la circulation de vos coordonnées bancaires sur internet et réalise les contrôles de cohérence sur ces coordonnées.

10.3 Suivi de la consommation

• Suivre les consommations des mois précédents

• Consulter l'historique des factures et des règlements